Les documents comptables obligatoires utilisés en fin d'exercice

Les documents comptables sont des pièces qui permettent de justifier les écritures comptables. Obligatoires, ils sont généralement utilisés par les cabinets. Sans eux, l'écriture comptable ainsi que le travail de l'expert n'auront aucun sens. Les documents comptables peuvent être réalisé par les dirigeants de l'entreprise, l'expert-comptable, le commissaire au compte ou en encore l'administration. Découvrez ici les documents comptable obligatoire.

Le livre journal

Ce livre permet de recenser das un seul document toutes les opérations impactant le patrimoine de l'entreprise. La législation relative à la comptabilité impose d'enregistrer ces mouvements quotidiennement et de manière chronologique. Dans le livre journal, on doit pouvoir retrouver les détails des recettes et les détails des dépenses. La législation relative à la comptabilité impose d'enregistrer ces mouvements quotidiennement et de manière chronologique.

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Le grand livre

Il reprend les informations contenues dans le livre journal. Mais sous un ordre de présentation différente. Dans le grand livre, les mouvements sont classés par compte comptable suivant le plan comptable de l'entreprise. Dans ce livre, l'expert enregistre chaque opération comme un débit ou comme un crédit avec le montant correspondant. Noter que la somme du totale au crédit doit être égale la somme du totale au débit. Pour chaque compte du grand livre, on doit mentionner : le numéro du compte et l'intitulé du compte, le solde initial au début de l'exercice comptable, les opérations au crédit et au débit durant l'exercice, la date et le libellé de l'opération et enfin le journal ou est enregistrée l'opération.

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Le livre d'inventaire

C'est le troisième et dernier livre obligatoire. Il permet de répertorier l'ensemble des éléments d'actifs et de passifs que l'entreprise détient. Ces éléments sont précisés en valeur et en quantité. Surtout, ils sont détaillés de sorte qu'ils puissent justifier le contenu des postes du bilan. Mois fondamental que le livre journal et le grand livre, le livre d'inventaire doit être réalisé une fois par an. Pour les exercices comptables ouverts depuis le 1er janvier 2016, le livre d'inventaire ne fait plus partie des pièces comptables obligatoires. Mais il est essentiel. En termes d'importance, on distingue aussi un quatrième livre.

La balance comptable

C'est aussi un livre comptable. Mais elle n'est pas obligatoire. Elle se subdivise en trois comptes à savoir : général, auxiliaire et âgée. Ce livre récapitule de façon synthétique tous les compte qu'elle sert à contrôler. Pour cela, elle fait apparaître le solde final et les totaux des mouvements au débit et au crédit. Ces derniers doivent être équilibrés.

La déclaration de TVA

La dernière étape indispensable pour clôturer son exercice comptable est la déclaration de TVA. Cette tâche s'impose à toutes les entreprises qui sont assujetties à cette taxe sur la valeur ajoutée. La TVA correspond au montant des biens et services vendus par l'entreprise et elle doit être reversée aux autorités fiscales.

Pour effectuer une déclaration de TVA correcte, il faut avoir en sa possession deux documents :

• Le registre des achats : ce document reprend toutes les factures d'achats réalisées par l'entreprise durant le trimestre ou le mois écoulé selon le régime fiscal choisi.

• Le registre des ventes : il permettra quant à lui de calculer le montant total hors taxes des produits ou services vendus.

Pensez à bien soustraire les deux montants afin d'avoir un chiffre précis pour la TVA due. Si celle-ci est supérieure au crédit récupérable grâce aux achats effectués, alors l'entreprise devra payer la différence.

Il ne faut pas oublier que ces opérations doivent être réalisées dans les temps impartis, sous peine de subir des pénalités financières qui peuvent peser très lourdement sur la trésorerie d'une entreprise fragile. D'où l'intérêt d'être rigoureux et organisé tout au long de son exercice comptable.

Les états financiers annuels

Une fois que toutes les opérations comptables ont été clôturées et que la TVA a été déclarée, il est temps de dresser les états financiers annuels. Ces documents synthétisent l'ensemble des informations relatives à l'exercice écoulé. Ils permettent aux dirigeants de l'entreprise d'avoir une vue d'ensemble sur sa situation financière.

• Le compte de résultat : ce document va quant à lui présenter le chiffre d'affaires réalisé par l'entreprise, ses coûts et charges ainsi que son bénéfice ou sa perte nette en fin d'exercice.

• L'annexe, qui complète ces deux premiers documents en donnant plus de précisions sur certaines données présentées (par exemple, la méthode utilisée pour évaluer certains actifs ou passifs).

Cet ensemble documentaire doit être transmis au greffe du tribunal de commerce dans un délai maximum de 7 mois après la clôture effective de l'exercice. Il sera ensuite publié au Journal Officiel afin qu'il soit accessible à tous.

Il faut savoir que ces documents comptables obligatoires sont l'aboutissement d'un travail minutieux et rigoureux tout au long de l'exercice. Ils peuvent même être consultés par des partenaires commerciaux ou encore des banques qui souhaitent vérifier la solvabilité de leur client ou prospect.

Ces documents permettent aux dirigeants de prendre les bonnes décisions pour faire évoluer leur entreprise dans le sens voulu.