6 astuces de Slack pour être plus productif

6 astuces de Slack pour être plus productif

Développer son entreprise

Le mode de fonctionnement dans une entreprise évolue rapidement. En moyenne, une entreprise utilise plus de 1 000 outils de gestion et, bien que de nombreux outils d'information aient été conçus pour la réussite des entreprises, cela ne sert à rien si ces outils ne sont pas faciles à utiliser.

Il faut absolument recueillir, organiser et partager efficacement l'information pour améliorer la base de connaissances de toute l'équipe, favoriser la transparence et améliorer le rendement.

À mesure qu'un plus grand nombre de personnes travaille sur ordinateur ou à distance, on s'attend à ce que le partage de l'information soit facile et fluide. Des outils de collaboration comme Slack aident les entreprises et les employés à innover en facilitant un échange d'information efficace pour que les gens puissent travailler comme ils l'entendent.


Une récente étude menée par Kelton Global pour le compte de Slack a interrogé plus de 1 400 travailleurs intellectuels américains (dont 500 sont des utilisateurs de Slack) et a révélé que seulement 31 % des travailleurs sont " extrêmement satisfaits " de leurs outils actuels de communication au travail. Comme on s'y attendait, 76 % des répondants ont déclaré qu'ils espèrent avoir davantage d'outils de communication à leur disposition à l'avenir.

De plus, cette étude a révélé que les utilisateurs de Slack étaient plus enclins que les non-utilisateurs à être satisfaits au travail (47 % vs 37 %). Une des raisons principales est sans doute le grand nombre d'utilisations possibles de Slack sur le lieu de travail : partage de fichiers, intégration avec des outils populaires comme Salesforce, Jira et Google Drive, et prise de décision en temps réel avec les membres des équipes, peu importe où ils sont.

Slack estime que le meilleur travail se fait lorsque l'information circule librement et est facilement accessible, ce qui renforce la cohésion des équipes.

Slack essaie de concevoir ses outils de manière que l'information circule librement au sein de l'équipe.

Cette plateforme devient alors un lieu de collaboration sur des projets ou de réception des mises à jour de l'entreprise. Elle peut devenir une référence incontournable notamment si personne ne supervise votre équipe. Des fonctionnalités apparemment insignifiantes comme les émojis personnalisés, les réseaux sociaux et les activités d'équipe créent une atmosphère détendue et des liens qui peuvent être difficiles à retransmettre par le biais des e-mails ou des documents.

Comment faire en sorte que des outils de collaboration comme Slack permettent à votre équipe de travailler plus vite, plus efficacement et plus intelligemment ?

Voici six fonctions personnalisables de Slack personnalisables que vous pouvez adapter en fonction des besoins de votre entreprise pour que chaque membre de votre équipe ait accès à l'information dont il a besoin pour faire un travail remarquable.

Les chaines sont le noyau de Slack

Une chaîne est un endroit réservé à la messagerie, aux outils et aux fichiers pour un sujet donné. Placer des conversations dans une chaîne de votre espace de travail Slack est la première étape pour faire régner l'ordre, et la majorité des communications et du travail quotidien de votre équipe s'y produisent.

Les chaînes peuvent être structurées autour de n'importe quoi et on peut en créer autant qu'on le souhaite. À tout moment, un membre de l'équipe peut créer ou rejoindre une chaîne pour se mobiliser autour d'un projet ou d'un événement, puis l'archiver une fois qu'elle est terminée. Lorsque les membres de l'équipe disposent d'un espace de collaboration pour poser des questions, identifier les défis et prendre des décisions, les progrès peuvent être beaucoup plus rapides.

Ce type de collaboration transparente est également un atout pour les responsables et les autres membres de l'équipe qui recherchent des idées et des informations, comme les éléments qui fonctionnent bien ou les processus qui doivent être améliorés. 

Les chaînes permettent également d'éliminer les frontières dans une entreprise, qu'elles soient géographiques ou informationnelles.

Dans une chaîne, les bonnes personnes sont incluses dans la conversation, les informations pertinentes sont regroupées en un seul endroit et les nouveaux membres de l'équipe peuvent ainsi rapidement et facilement se familiariser avec le projet. Grâce aux chaînes publiques, on peut établir une communication ouverte entre les différents services et employés pour communiquer et collaborer sur des projets spéciaux.

Tout ce qui est publié dans une chaîne publique est lisible et accessible par tous les membres dans l'espace de travail. Le contenu sur lequel vous travaillez est confidentiel ? Vous pouvez créer une chaîne privée qui ne sera accessible qu'aux personnes concernées.

Les chaînes peuvent être créées, hiérarchisées et archivées à tout moment, par équipe, par projet, par emplacement - quels que soient les besoins - et même partagées en toute sécurité à des tiers.

Les fils de discussion vous permettent de répondre directement à un message dans une chaîne, en organisant les réponses, les fichiers et les images en une seule conversation.

Les réponses au fil de discussion et leurs données restent connectées au message d'origine, et seuls ceux qui ont contribué au fil de discussion ou qui le suivent en seront informés. Cette fonction était très demandée et après des mois de tests internes, elle est devenue la plus appréciée des utilisateurs de Slack. Parfois, elle est utilisée pour approfondir certains sujets sans engorger le reste de la chaîne.

Les fils de discussion permettent aux utilisateurs de lier clairement leurs idées et leurs observations à un message ou à un fichier spécifique, d'encourager les discussions ouvertes sans distraire les autres, d'organiser les conversations et de les placer dans un contexte significatif. Les discussions sont le plus souvent utilisées dans les chaînes actives avec des centaines de membres, où il est plus facile de discuter longuement dans un fil de discussion plutôt que dans les conversations de la chaîne principale.

Les applications et les bots s'intègrent à toutes les dernières applications et services utilisés tous les jours.

Intégrez les flux Twitter en installant Twitter via la liste des applications de Slack pour être au courant des dernières tendances ou utilisez AirTable pour suivre et voir quand le contenu est en cours ou terminé. Les applications peuvent aider votre équipe à être productive et motivée.

Le bot peut être utilisé pour trouver des réponses à vos questions concernant Slack, pour ajouter des réponses automatiques personnalisées ou pour accéder à des rappels et tâches personnels. Vous pouvez également personnaliser les bots pour répondre au mieux aux besoins de votre équipe. Les bots personnalisés peuvent envoyer des messages directs, poster des messages publics ou télécharger des fichiers, et ils peuvent être invités sur une chaine (ou expulsés).

Les appels - parfois on souhaite simplement discuter de vive voix avec quelqu'un ou avoir un face à face.

Sur Slack, communiquer avec un collègue (ou jusqu'à 15 personnes sur un forfait payant) par appel audio ou vidéo est très simple.

Les Emojis sont un moyen divertissant pour communiquer efficacement un large éventail d'émotions.

Les émojis expriment des idées de manière efficace, que ce soit pour examiner et approuver les flux de travail ou pour personnaliser et ajouter du contexte aux conversations numériques, d'une manière que les mots ne peuvent parfois pas exprimer. Comme l'a dit Christina Janzer, directrice de la recherche et de l'analyse chez Slack : "Pensez à la différence entre répondre à quelqu'un en lui disant " C'est bien " et " C'est bien 😊. "". Les Emojis ne sont pas seulement amusants et sympathiques, ils sont aussi efficaces. Que votre équipe compte 10 ou 100 membres, les réactions émojis limitent le besoin de réponses écrites, réduisant ainsi le nombre total de messages envoyés.

La recherche de messages, de fichiers, etc. est facile à effectuer et l'indexation se fait automatiquement.

Avec les filtres, il est possible d'affiner les résultats de votre recherche par personnes, chaînes, messages et dates, ou d'ajouter des modificateurs pour être plus précis. Effectuez une recherche pour obtenir le contexte d'un projet antérieur, trouver un dossier déjà approuvé ou aider les nouveaux employés à se mettre à jour rapidement.

Tous les messages sur les chaînes publiques et les fichiers téléchargés sont indexés et consultables une fois dans Slack, ce qui permet à vos équipes d'accéder au savoir collectif de l'entreprise. Contrairement aux e-mails, inutile de se rappeler qui a envoyé quoi, quand et comment s'appelait le fil de discussion. Plus vous travaillez avec Slack, plus la recherche de Slack devient intelligente, ce qui vous permet de trouver plus facilement ce que vous recherchez.

Pour une entreprise qui cherche à rester compétitive et à motiver ses employés, la gestion de l'information est essentielle à sa productivité et à son succès.

Les dirigeants doivent absolument faciliter une collaboration efficace, et je crois qu'au cours des cinq à dix prochaines années, la plupart des organisations auront recours à une sorte de centre de collaboration pour assurer leur succès sur le marché du travail de demain. Comprendre comment les outils de collaboration peuvent aider votre entreprise à communiquer plus efficacement est un élément extrêmement important pour motiver votre équipe et lui permettre de bien faire son travail.